« AG » ne rime pas toujours avec plaisir : décisions impossibles à prendre, communication floue, réunion interminable… Ce moment fondamental de la vie en copropriété peut rapidement se transformer en épreuve de patience et devenir contreproductif.
Il est donc essentiel de s’y préparer en amont pour gagner en efficacité. Et ceci est valable pour tous les participants !
Voici nos 5 conseils pour aborder l’AG avec sérénité.
1.Définissez la date de l’AG plusieurs mois à l’avance
Il est primordial de définir très en amont la date de l’assemblée, en collaboration avec le conseil syndical. De nombreux sujets nécessitent souvent de faire appel à des prestataires externes et il vaut mieux prévoir une marge de sécurité pour être certain d’avoir tous les éléments à temps. Vous pouvez établir un rétro planning qui prendra en compte la réalité de vos prestataires et les contraintes du conseil syndical afin de prioriser efficacement les sujets qui seront traités
2. Préparez les sujets à l’ordre du jour avec le conseil syndical
Une fois les sujets connus et priorisés, privilégiez un contact efficace et pragmatique avec le conseil syndical. Il faut creuser chaque sujet pour être certain que rien n’est oublié : si des éléments manquent, vous ne pourrez aboutir les discussions et il sera alors impossible de prendre des décisions éclairées. N’hésitez pas à faire des check-lists et à échanger régulièrement sur les sujets. Plus vous en parlerez, plus les discussions seront constructives et les décisions faciles a prendre.
3. Travaillez les sujets avant l’Assemblée générale
L’assemblée générale, c’est seulement la fin d’un processus. Cette réunion doit vous permettre de vous limiter aux prises de décisions officielles. C’est pour cela que les sujets doivent être très aboutis avant l’assemblée. Le conseil syndical doit pouvoir se positionner sur sa volonté ou non de soutenir tel ou tel projet. Une AG, c’est comme un iceberg : la partie immergée représente le travail que vous devez fournir en amont (80%). La partie visible (20%), c’est l’AG !
4. Collaborez étroitement avec le conseil syndical
Le conseil syndical est votre bras armé. Vous devez vous assurer d’avoir son soutien : sans eux, vous n’irez pas loin et les assemblées pourraient se transformer en moments désagréables. Et avouons-le, il est quand même plus agréable de travailler dans une bonne atmosphère et un contexte constructif !
Assurez-vous également de sa capacité à fédérer les copropriétaires. Plus les avis seront homogènes dès le départ, plus les décisions seront rapides à prendre. Le conseil syndical doit pouvoir favoriser l’esprit d’équipe.
5. Préparez votre oral
Il serait dommage de perdre les bénéfices de tout le travail effectué en amont.
Préparez-vous correctement ! Cela signifie :
Assurez-vous de bien connaître les sujets traités. Les copropriétaires se sentiront flattés.
Définissez la durée de l’assemblée à l’avance. Pour cela, estimez la durée de chaque sujet et essayez de vous y tenir.
Ayez une présentation efficace et animée pour garder votre auditoire concentré.
Faites preuve d’originalité ! Rien ne vous empêche d’apporter des éléments qui sortent de l’ordinaire pour faire de l’assemblée un moment de partage convivial !
Testez, vous nous remercierez...